Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmuje praktycznie wszystkich podatników wystawiających faktury w Polsce, niezależnie od formy prawnej. Oznacza to, że także proste spółki akcyjne muszą przygotować procedury związane z wystawianiem i odbiorem e-faktur. W przypadku P.S.A. szczególne znaczenie ma prawidłowa reprezentacja spółki oraz nadanie uprawnień do systemu.
Czy P.S.A. musi korzystać z KSeF?
Tak. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy co do zasady wszystkich podatników VAT wystawiających faktury, a forma prawna przedsiębiorstwa nie ma znaczenia. Oznacza to, że prosta spółka akcyjna – jeśli wystawia faktury – podlega tym samym zasadom co spółka z o.o. czy jednoosobowa działalność. W praktyce większość firm zostaje objęta obowiązkiem wystawiania e-faktur etapowo od 2026 roku.
Kto w P.S.A. nadaje uprawnienia do KSeF?
Domyślnie uprawnienia w KSeF posiada sam podatnik, czyli spółka działająca przez osoby uprawnione do jej reprezentacji. W prostej spółce akcyjnej będą to najczęściej zarząd – w modelu klasycznym lub rada dyrektorów – w modelu monistycznym.
To właśnie organ reprezentujący spółkę powinien technicznie uruchomić dostęp do KSeF oraz zdecydować, kto w firmie będzie wystawiał i odbierał faktury.
Czy potrzebna jest uchwała do wdrożenia KSeF?
Przepisy o KSeF nie wymagają co do zasady szczególnej uchwały akcjonariuszy tylko po to, aby spółka mogła korzystać z systemu. Wdrożenie KSeF mieści się w bieżącym prowadzeniu spraw spółki, które należy do organu zarządzającego. W praktyce jednak wiele P.S.A. podejmuje uchwałę organizacyjną (np. rady dyrektorów), aby:
- wyznaczyć administratora KSeF,
- uregulować obieg e-faktur,
- określić zasady nadawania uprawnień.
Pełnomocnik lub biuro rachunkowe w KSeF
System KSeF pozwala podatnikowi nadawać uprawnienia zarówno konkretnym osobom fizycznym, jak i całym podmiotom, np. biuru rachunkowemu. Oznacza to, że P.S.A. może:
- samodzielnie wystawiać faktury,
- upoważnić pracownika działu księgowości,
- nadać uprawnienia zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
Najczęstsze ryzyka w P.S.A.
Przy wdrażaniu KSeF w prostej spółce akcyjnej najczęściej pojawiają się problemy organizacyjne, a nie techniczne. Do typowych błędów należą:
- brak formalnego administratora KSeF,
- nadanie uprawnień niezgodnie z reprezentacją spółki,
- brak procedury obiegu e-faktur,
niespójność między księgowością a systemem fakturowym.
___________________________________________________
Inne, ciekawe wpisy: