• E-doręczenia w prostej spółce akcyjnej od 2025 roku stały się obowiązkowym narzędziem komunikacji z urzędami, zapewniając szybki i bezpieczny obieg dokumentów.
  • PSA musi założyć adres do doręczeń elektronicznych, zgłosić go do KRS i regularnie odbierać korespondencję, aby uniknąć kar i problemów formalnych.
  • Choć wprowadzenie e-doręczeń wymaga wdrożenia nowych procedur, daje firmom realne korzyści w postaci oszczędności czasu i większej kontroli nad korespondencją.

Rok 2025 przyniósł rewolucję w komunikacji między przedsiębiorcami, a administracją publiczną. Obowiązkowe e-doręczenia stały się faktem i objęły także proste spółki akcyjne (PSA). Choć w teorii zmiany mają uprościć obieg dokumentów, w praktyce wprowadzają szereg obowiązków, o których każdy właściciel PSA powinien wiedzieć. W tym wpisie wyjaśniamy, czym są e-doręczenia, jak działają w prostej spółce akcyjnej i co należy zrobić.

Czym są e-doręczenia?

E-doręczenia to system elektronicznej komunikacji między firmami, obywatelami a administracją publiczną. To cyfrowy odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Zamiast papierowych pism, urzędy i sądy wysyłają teraz dokumenty na specjalny adres elektroniczny przypisany do firmy, tzw. adres do doręczeń elektronicznych (ADE). E-doręczenia mają pełną moc prawną, a ich potwierdzenia odbioru są traktowane tak samo jak potwierdzenia odbioru w wersji papierowej.

Dlaczego e-doręczenia są obowiązkowe w PSA?

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie podmioty wpisane do KRS, w tym proste spółki akcyjne, muszą posiadać aktywny adres do e-doręczeń. To efekt wdrażania unijnych regulacji i cyfryzacji komunikacji administracyjnej w Polsce. Dzięki temu urzędy mogą szybciej i skuteczniej przekazywać informacje, a przedsiębiorcy – łatwiej zarządzać korespondencją. Co ważne, brak wdrożenia e-doręczeń może skutkować nałożeniem kar administracyjnych oraz problemami w prowadzeniu spraw urzędowych.

Jak działa system e-doręczeń?

  1. Założenie skrzynki e-doręczeń – PSA musi zarejestrować się w systemie e-doręczeń i uzyskać adres do doręczeń elektronicznych.
  2. Podanie adresu ADE do KRS – po założeniu skrzynki, adres ADE należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego.
  3. Odbiór korespondencji – po uruchomieniu systemu cała korespondencja z urzędami odbywa się elektronicznie. To oznacza, że na adres ADE trafiają m.in. wezwania z ZUS, pisma z sądów czy decyzje podatkowe.
  4. Obowiązek regularnego odbioru – PSA musi na bieżąco monitorować swoją skrzynkę, ponieważ brak reakcji na e-doręczenie może być uznany za doręczenie skuteczne, nawet jeśli zarząd nie zapoznał się z treścią pisma.

Co musi zrobić PSA, aby spełnić obowiązki?

  • Załóż adres do e-doręczeń w systemie Ministerstwa Cyfryzacji.
  • Zaktualizuj wpis w KRS – w terminie 14 dni od założenia skrzynki.
  • Wyznacz odpowiedzialną osobę w spółce, np. członka zarządu lub księgowego, który będzie regularnie sprawdzać skrzynkę.
  • Szkol zespół z obsługi systemu e-doręczeń.
  • Zapewnij archiwizację dokumentów – tak, aby cała korespondencja była odpowiednio przechowywana i dostępna dla organów spółki.

Jakie korzyści daje PSA e-doręczenie?

  • szybsze załatwianie spraw urzędowych,
  • niższe koszty wysyłki i archiwizacji dokumentów,
  • mniejsze ryzyko zagubienia korespondencji,
  • łatwiejsza kontrola nad obiegiem dokumentów w firmie.

Jakie są zagrożenia?

  • ryzyko nieodebrania pisma na czas (np. w okresie urlopowym),
  • konieczność wdrożenia procedur wewnętrznych,
  • odpowiedzialność zarządu za niedopełnienie obowiązków.

___________________________________________________

Inne, ciekawe wpisy: